今回は 中小企業 における 基幹システム の必要性 についていくつかの企業に関わってみると 基幹システム や在庫管理システム、販売管理システムの在り方も様々だと感じます。
大企業では、いち早く ERP を導入していますが、中小企業では、まだまだ業務単位に 基幹システム を使用しています。
中小企業 における 基幹システム のメリットとは
基幹システムのメリットについて紹介しておきたいと思います。
基幹システムとは、ERPとは異なり、それぞれの業務システムが単独で存在しているイメージです。
各業務ごとにシステムがあり、連携することでデータを移行させる仕組みを導入しています。
システムを分散させているため各データベースのデータ量はさほど大きくはなく、アクセススピードに優れています。
また、業務システムに障害が発生した際には、そのシステムだけを停止させ障害対応することが可能です。
例えば、人事系のシステムの場合、出退勤システムが障害で落ちてしまっても、給与システムに関してはデータの更新を行える状態で運用することが可能です。
このように、部分的に業務を進めることが出来る点が基幹システムのメリットと言えます。
基幹システム の仕組み
基幹システムは、業務ごとにデータベースを持っているのが仕組みとして特徴的な部分です。
人事データベース、給与データベース、出退勤データベースなど業務ごと持っているイメージです。また 中小企業向け在庫管理システム を基幹システムと捉えている方もいらっしゃると思います。
世の中の多くのシステムはこの形式をとっていますし、小さなシステムのほとんどは基幹システムとは呼ばないまでも構成は同じような仕組みをとっています。
想像しやすい仕組みとして、ExcelやAccessなどで作る小規模システムがこういったイメージです。
それぞれの業務でデータを保持し必要に応じて抽出し、別のデータベースへ連携するといった形です。
基幹システム のデメリット
基幹システムのデメリットはデータの連携時に障害が発生してしまう可能性がある点です。
それぞれのデータベースには受け取れるデータの種類が決められているので、連携の際にエラーが発生しデータが更新出来ないことがあります。
この場合、以降のデータベースには常に誤ったデータが連携してしまいます。
また、連携途中のデータベースで処理が落ちてしまった場合は、前のシステムからデータを連携し直さなければなりません。
この場合、エラーの内容によっては、前のデータベースのデータから作成し直さなければならないケースもあり、復旧に多大な時間を要します。
障害が発生せず、たまたま誤ったデータが連携してしまっていた場合も厄介です。
この場合、ユーザーがシステムを使用してみて初めて気付くため、いつから、また、どこからデータが誤っていたのか、と言う事象も発生し、障害対応をより困難にしてしまいます。
このように障害発生時の対応には非常に苦労するのがデメリットです。
中小企業 の ERP のメリットとは
ERPについては、ネット上で検索してもらった方がよくわかるので深くは触れませんが、個人的に思うことととしては、必ずしもメリットばかりでは無いという事です。
そもそもERPとは、基幹システムを統合したイメージになるので、データ（データベース）を集中させることが可能です。
データを集中し、各システムからアクセス（使用）することで効率よく、さらには整合性の高いデータを使用できるわけです。
そういう意味でもデータの管理が容易になり、アクセススピードも抜群に向上します。
IT化が著しい現状では大量のデータを取り扱い企業も少なくないので、この点は、大きなメリットになります。
ERP の仕組み
ERPの仕組みについても簡単に触れておきたいと思います。
メリットの中でも少し書いた通り、基幹システムが統合されたシステムと表現することが出来ます。
要するにデータベースを共有し、それぞれの業務システムからアクセスすることが可能となるわけです。
データベースが統合されているので、基幹システムのように連携時にデータが欠損することがないため、業務システム間でデータの齟齬が発生しづらく、常に同じ情報を共有できる仕組みとなっています。
その為、社員情報や商品情報などを保管しておくことで、人事情報や販売情報などを一元管理出来るようになっています。
ERP のデメリット
デメリットとまで言えないかもしれませんが、データベースを統合させているため、当然、データベースに不具合が発生した場合、すべての業務が停止してしまう可能性があります。
また、誤って書き換えてしまった場合のデータの復旧等もバックアップの構成によっては困難になることもあります。
とは言え、しっかりとした対策を講じることでリスクを最小限に出来るという事は補足しておきます。
中小企業 は 基幹システム と ERP のどちらを導入するべきか？
ここまで書くと、保守性や利便性を鑑みERPを導入した方が良いようにも思えますが、一概にそうとも言えません。
ERPを導入する際の費用も考えなければなりませんし、運用や保守にも費用が掛かります。
また、データベースを移行するという点も非常に厄介です。
データを移行する際に大きな問題点として、データを整備しなければならないという点です。
データをそのままコピーできれば良いのですが、得てしてエラーデータが潜んでいるため、移行前のデータ整備だけで数か月かかってしまうこともあるわけです。
更には、中小企業によっては、さほど大量のデータを使用していない場合もあり、こういった場合は、お金を掛けてまでERPを導入する必要もないと考えます。
一方で中小企業向け基幹システムが注目を浴びている中であっても必ずしも、その方向へ進むべきか？といわれると疑問を感じます。
色々な企業を経験し感じたことは、何だかんだ言ってその会社にあったシステムを導入することが最も良い策と感じます。
トレンドに乗るだけではなく、客観的な視点で判断することが重要と言えるでしょう。
