今回は在庫管理を見える化する方法について記事にしていきたいと思います。小売や卸業を営んでいらっしゃる中小企業の多くは、自社の倉庫、商品などの在庫管理方法について、様々な対策をされているかと思います。エクセルなどの管理もあれば在庫管理システムやERP・基幹システムを導入される企業様もあり様々です。今回は一般的に在庫数を見える化する方法に適したやり方を書いていきたいと思います。
見える化って何？？
まず、最近よく耳にする言葉で、○○を見える化にするという言い方をします。そもそも見える化という言葉が使われ出したのは1998年のトヨタ自動車のの岡本渉が発表した「生産保全活動の実態の見える化」という論文からになります。当時の工場にアンドンという異常を告知するランプを配置したことで、正常運転から異常を検知した際に、そのラインを含め工場全体で異常を認知出来るといった仕組みです。今ではなんとなく、「当たり前」という感覚ですが、この論文を元に、生産管理から一般的な会社の業務なども見える化をするという流れになっていきました。
ちなみにですが、「見える化」という言葉が定着する前は「可視化」という言葉で表現されていました。意味が全く同じではありませんので使い方に関しては少し注意が必要になります。
メリット
見える化することのメリットは多くあります。今回は在庫管理システムについてフォーカスをあてて説明していきたいと思います。
まずは見える化することの最大の効果として、今の業務が本当に正常値で業務が出来ているかどうかを把握することが出来ます。長年、同じ業務をしており改めて見直すというタイミングがないルーティン業務(仕入れ→販売)などですが、在庫管理システムを使い、在庫数、資産状況などを改めて確認すると慢性的に、在庫過多になっており、不良在庫が多くかかえてしまっている！なんということが発見できます。他にも倉庫との連携や、販売価格の見直しなど会社に利益を残せるような部分を可視化していくことで、より会社に利益をのこして運営が出来る結果に繋がります。
さらに見える化をすることで、人為的なミスも減らすことが出来ます。要は異常値が発生した場合などはアラートされます。さらにそのミスがどこで起こっているのかまでをすぐに追うことが出来るので、ミスの修正を迅速に行い、すぐに正常値に戻すことで大きな時間ロスになることなく運用が出来るようになります。
見える化するにはシステムをいれる
それでは中小企業がこれから見える化をするにあたり、どうしていくかという部分ですが、まずはアナログ管理から、システム管理へ変更することが必須になります。アナログ管理というのは、紙での管理であったり、PCは使っているがエクセルでやっている場合をいいます。この場合、作業をする単位としては個人になってしまいますので、会社からすると全く見えない管理状況になってしまっています。その為、計算ミスがあったりして、その後の経理担当がミスをみつけて、また戻し作業が発生してという無駄な時間がかかってしまいます。また、実は１つの商品が全く売れていなく赤字になってしまっている。なんてことも、アナログ管理では誰もわからない状態になっていることが多いのです。その為、もし見える化を実施するのであれば、在庫管理システムや基幹システム・クラウドERPといった業務システムにて管理することになります。
プロセスマップ・スキルマップも活用して見える化を最大値に
さらにシステムを導入だけでなく、会社の方向性、従業員のスキルレベルの把握といった部分も必要になってきます。
プロセスマップとは、まず現場でどういった作業がおこなわれ、その部署はどこまで作業を行い、次の部署に繋げていくか。を明確にしていく必要があります。その際に、この作業には、人員をどれだけ導入し、何分で業務を終わらせる。といった部分までを細かく落とし込んでいきます。
スキルマップは、各従業員のスキルを明確に把握するために使います。現在配置している人材が適材適所になっているか、当然人間なので向き不向きや、これまで培っている経験値がそれぞれなので、より作業効率をあげていくには、スキルマップを導入して社員を把握するといったことも見える化の一つになります。
まとめ
今回は在庫管理の見える化について記事にしてみました。 見える化するには大きく３つの工程が発生しますので、その部分を理解しながら進めて頂ければ、中小企業でまだ見える化していない企業もきっと作業効率があがっていくと思います。
・プロセスマップをつくり、業務内容、業務にかける時間、人員を見直す
・スキルマップにて、人材の適材適所の配置、業務が弱くなる部分などを把握
・在庫管理システム・クラウドERP、基幹システムを導入し、システム化を図る
今回の記事を参考に、是非会社の見える化を進めていってみてはいかがでしょうか。
