今回は在庫管理のコツについて記事を書いていきます。在庫管理というのは、会社規模が大きくなるにつれて、どんどん作業負担が大きくなる部署でもありますので、出来る限り業務効率化を図り少ない人員で回すということが大前提になります。その為、在庫管理のコツさえ会社として押さえておけば、そこから損失が大きく出るという事態を防げます。そんなコツを在庫管理システムとの関わりについて述べていこうと思います。
在庫管理のコツって何？
まずは在庫管理のコツについて書いていきます。まずは小さな問題点でも良いので一旦洗い出しをします。日頃の業務が忙しいことや、社内で問題点を洗い出すのはもちろん容易なことではないのですが、まずは問題点を出し、解決策を決め、実行する。といったいわゆるPDCAを回していくことが大事になってきます。そこで厳密な管理ルールを決めて、従業員はそれを守りながら進めていくことが大前提になります。小規模の場合で、今後も大きく会社規模が変わらない、安定した物量なのであれば問題はないのですが、新しい商品の取り扱いを始めたり、外部倉庫、3PLを始めたり、従業員が増えたりするとどんどん杜撰になっていくので、まずは現場の人間が混乱しないように現場ルールを徹底し、その後も常によくなるようにPDCAを回し続けていくこと。その後運用がきんち出来るように会社にあった在庫管理システムや基幹システムを導入していくという流れになっていきます。
倉庫を管理しやすいよう見やすく
まず多くの商品在庫が倉庫に流れてきた場合は、すぐに倉庫内でどこに何があるかをわかるようにしておけないといけません。倉庫のロケーションを決めるという作業が発生致します。そこで、ラベルをはったり、導線がよくなるように棚の配置をしたり、季節によって入出荷のばらつきがあるのであれば、流動的なスペースも確保していくなど、まずは倉庫内でやるべきことが多いです。ここは外部倉庫に委託、３PLの業者に外注などであれば省けるのですが、そうすると経費もかかりますので今の事業の収支に併せて、自社でいくか外注をするのかをきめていく必要があります。
さらに在庫数を常に把握する必要も出てきますので、必要であれば棚卸などは毎日することが望ましいです。もちろん、そこに人件費をかけてやることになりますので面倒で、生産性を感じない業務になってしまうのですが、月締めで見ると、細かいミスや在庫不足などで原因不明の金額と在庫数が合わなくて、、原因を追究しないといけないという、大変な業務を防ぐことが出来ます。その為、人員の問題もありますが、可能な限り実行したほうが良いでしょう。
在庫管理システムを導入
基本の倉庫の体制が整えば、次に在庫管理システムの導入をする必要があります。まだ小規模でされている中小企業や個人事業主などでは、紙での管理や、エクセル管理ということもあるかと思います。 また逆に在庫管理システムや基幹システムを早々に導入して管理を徹底されている場合もあります。まずどちらが良いかと言いますと、在庫管理システムは早々に導入すべきです。もちろんエクセル管理などでも良いのですが、複数人で管理することになった場合や、入力ミスで削除してしまうことなども考えられますのであまりお勧めは出来ません。
さらに基本は手入力となるので、ここでも大きく作業時間をつかってしまうことがありますので効率で考えると良くありません。
そこで在庫管理システムを利用すると判断される中小企業が多いのですが、ここも１点注意が必要です。在庫管理システムの料金とは別に、倉庫の現場で使うハンディが必要になってきます。安くても１台10万ほどかかってしまうので、何台もそろえるてしまうと、その分の回収が大変になります。
安価で在庫管理を徹底するにはスマホがおススメ
上記でのべたように、在庫管理システムを導入するとなると、それに付随するハンディなどの購入も必要になりますので、総額100万ほどの費用が発生する可能性があります。しかし、この考えは既に少し古い話になってきています。
現在はスマホをハンディ替わりに出来る在庫管理システムが主流となってきているんです。スマホであれば、アンドロイド端末や型落ちのアイフォンであれば２万程度で仕入れられます。あとはスマホに接続できる専用のハンディをブルートゥースでつなげば、立派な倉庫で使うハンディと遜色なくなります。
また在庫管理システムを、早めに導入することで、データの蓄積も多く、過去の情報を見たい場合でも管理画面から一瞬で確認が出来るようになります。エクセルなどであると、検索機能が乏しい為探し出すのに苦労してしまうのですが、その労力が軽減されます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は在庫管理のコツについて記事にしてみました。まずは現場を働きやすくするために、問題点を洗い出します。その後自社倉庫で運用する場合は在庫管理システムなどを有効に使い、ヒューマンエラーを出来る限り少なくします。さらに導入コストを抑える場合はスマホを活用することで導入費用の圧縮が可能となります。 2022年に在庫管理システム導入を検討されている場合は是非参考にしてみてください。
