今回は、在庫管理システムと対局になる、アナログ管理の代表格、エクセル在庫管理シートの作り方やメリット、デメリットについて記事を書いていきます。エクセル管理は、社内にエクセル職人が要れば、お金をかけずに大変優れたエクセルシートを仕上げることが出来ますが、その職人がいなくなってしまった場合や、会社の規模がどんどん大きくなりエクセルだけでは太刀打ち出来ない物量になったりなど様々な不測の事態になる可能性がありますので、システムとどっちが良いかの判断にしてもらえればと思います。
エクセルのテンプレートで作成をする
一番オーソドック、簡潔ですぐに出来上がるものとして、在庫管理表テンプレートを利用することです。Googleなどで 在庫管理表 テンプレート と検索するといくつも出てくると思います。しかしながらあくまでもすぐに使えるものばかりではありません。セルの項目を直したり、行数を足したりします。デザインで気に入っても、数式などが全くあてはまっていない場合は、一から作る方が良い場合もあります。その為、作っている後半になって詰まないように、まずは要件を満たしているかどうか最初に徹底的に調べましょう。
シートが出来上がりますと、今度は必要な数字を各セルで拾うように数式を組んでいかないといけません。ここで多くの人が、エクセルシートを辞めておこうと挫折されるポイントになります。
主にはVLOOKUPやSUMIF、IFなどは最低必要になってくると思います。特に一番必要になってくるのは SUMIF です。 こちらは指定した条件にあう数値だけを加算していきます。例えば違うロケーションに同商品を保管している場合でも、在庫数の合計を確認することが可能になり、入・出庫数もすぐにわかるようになるので、現状の在庫数が確認できるシートになります。
これからの数式を組んでもまだ、希望の要件が満たされない場合は、マクロを組んでいくしかありません。マクロの場合、ほとんどの方が難しいと感じてしまうと思います。プログラムを組むというまではないのですが、それに近しい作業が発生します。その為、このあたりの領域はエクセル職人の手でやる方が作業ははかどります。また社内にエクセルが得意という人材がいない場合は、このあたりで在庫管理システム導入を検討される方がよいかもしれません。
項目を整理する
まず最初に、どの数字が結果として欲しいのかをまとめます。最終的に欲しい数字・項目をまとめたら、その数字はどこから拾えるのか？ということを考えていきます。 要は結果から逆に向かって情報を整理して行けば、エクセルの項目に何が必要なのかが見えてきます。この部分を見誤ってしまいますと、後々修正するにせよ面倒なことになりますので、エクセルを作る上で社内でしっかりと話合いをして仕様決定をすることをオススメ致します。
数式をくみいれる
項目が決定し、縦軸、横軸に何の情報を入れていくか決定したあとは、数式をいれていきます。簡単な足し算や掛け算の式だけでも良いですし、VLOOKUPなどを活用するなど。この時はまだ装飾などはせずに、正常な数式が入って、欲しい数字が取得出来ているかの確認をしてください。エクセルの最新のバージョンなどであれば、数式を入れる際、ナビゲーションも出てきますので大きなミスにはならないかと思いますが、数式を誤っていると、取得したい結果の数字がズレてしまうので何度もチェックを行いながら進めて頂くことをオススメ致します。
利便性を意識したデザイン
項目、数式が組み終わったあとは利便性を意識したデザインです。 やはり色や文字、セルの大きさに強弱をつけないと、かなり見にくいシートになってしまいます。さらに、同じようなセルが並んでいるだけだと、入力したいセルのつもりが、違うセルに入力してしまうヒューマンエラーも発生してしまいますので注意が必要です。
エクセル管理のデメリット
上記で述べたプロセスを経て、ようやく在庫管理シートして活躍してくれるわけですが、リリース後もデメリットは多いです。それはやはり、数式を崩してしまう場合が大きいです。何も意識していなくて、何かの拍子にセルを消して、気が付かず上書き保存をしてしまった。これだけでアウトです。もちろん復元は出来ますが、それがいくつも前の状態であると、どこで壊れてしまっているかの原因を探すのも時間がかかります。さらに簡単な数式エラーだけであれば、調べながら復旧も可能ですが、マクロで作られていると、ある程度知識のある人ではないと復旧が難しい場合があります。
さらに、最近在庫管理はおもにハンディーを利用して行われます。(在庫管理システムを導入済みの場合)。ハンディを利用することで業務効率が劇的にあがるのですが、エクセルだと、そのハンディの情報をダイレクトに拾うことが出来ません。(システムをくめば可能)
その為、在庫管理するシートしては十分に役にはたってくれますが、在庫管理業務としてはそこまで大きく業務改善にならないといったものになります。
ちなみにこれは他の業務システムにも同じことが言えます。販売管理システムや、財務会計でもエクセルで作ったあとは大変になるということです。 在庫管理システムから会計ソフトに連携も行うわけなので、エクセルでデータを連携するとなると少し手間がかかってしまいます。おすすめの会計システムの記事はこちら。
まとめ
いかがでしたでしょうか？今回はエクセルで在庫管理シートを作った場合についての記事をかいてみました。 エクセルの場合のメリットは、「費用がかからない」「簡単な数式であれば自分で好きなように設計出来る」という２点のみです。 やはり在庫管理システムに遠く及びません。そのため、まずはエクセル管理から始めようとしている中小企業様はこちらの記事を参考にしていただき、いちど在庫管理システム導入を検討されてみてはいかがでしょうか？ 中小企業向けの在庫管理システムであれば月額10,000円からでも利用可能な製品もあり、決して高いシステムではありません。
