今回は中小企業が在庫管理業務をスムーズにする方法を中心に記事にしていきたいと思います。在庫管理をアナログでされている場合は自動化(システム化)すると業務効率が大きく改善出来るのでお勧めです。そのためには、在庫管理システムやハンディターミナルを準備する必要がありますので、システム化を本格的に進めていきたいという現状であれば参考にしてください。
在庫管理システムもしくはERPを導入
まず最初に在庫管理を自動化するにあたり必要なのは在庫管理システムの導入が必須となります。どういった部分が自動化になるかを書き出します。
・入出庫があった際、ハンディでバーコードを読み取ると、在庫数の増減がシステム上で確認できる。
・入荷商品のマスタになる情報は１回入力しておけば良い。それを見積書や請求書にも使える
・セット商品の組み立て、分解が出来る。
大きく書くと上記３つの部分がシステムで管理されることで、手作業だった部分がほぼ自動化になります。
ハンディの導入
まず自動化するにあたり、絶対に必要になるのは、ハンディーターミナルです。こちらは決して安いものではなく、通常のものであれば10万円以上しますので、従業員の数に合わせて購入するとなると50～100万ほどの出費となってしまいます。ただ、導入することで手作業で在庫数のチェックや棚卸、入出荷チェック作業などが一切なくなりますので業務効率は格段にアップします。会社を運営していく中で商品点数や取引先が増えていくとアナログ管理では難しくなってくるので、ハンディーターミナル導については避けては通れない部分になると思います。
ただ、どうしてもそこまで費用を捻出できないという場合には代替え案があります。それはスマホハンディです。お手持ちのスマホに、簡易スキャナーを連結させることで、スマホがハンディへと早変わりします。格安スマホを購入し、フィンガースキャナーと呼ばれるたぐいの製品をドッキングさせれば、ハンディーターミナルと遜色なく利用することができ、費用も１台あたり５万までで作り上げることが出来るのでお勧めです。
在庫管理システム
続いて必要になるツールとしては、在庫管理システムとなります。ハンディで取得した情報をシステム化するために必要なツールになります。このシステムではハンディを元に取得した情報を一目で確認できるので、どの商品がどれだけ在庫があるのかなどがすぐにわかります。さらに発注管理機能がついているものであれば、在庫数が少なくなった際に自動で発注をするように設定するなども可能です。
またアナログでメモ帳やエクセルでの管理も不要になるので、人為的ミスもかなり減ることになります。
おなじく、在庫管理システムと同様にERPシステムも同じく利用が可能です。クラウドERPなどであれば、在庫管理以外にも販売管理、会計などの機能も一つになっているので業務管理システムとしては大変優秀です。費用だけで考えますと在庫管理システム単体が一番安いのですが、事業拡大によって業務管理システムをどんどん入れていかないといけなくなってしまった場合、販売管理システム、会計ソフトなどを単体で申し込むと結局ＥＲＰとそこまで変わらない費用感になります。それであれば、ＥＲＰで一元管理する方が管理がしやすいということでは間違いありません。
他のシステムとの連携も重要
在庫管理を自動化するにあたり、重要なのは、他の業務システムとの連携です。在庫管理システムと近いシステムでいうと、倉庫管理システム、WMSや販売管理システムとの連携が重要になってきます。
倉庫管理システムでは、倉庫のロケーション管理として、物流現場の業務改善、棚卸作業の平準化、名寄せ／同梱機能、誤配送防止機能などがあります。それを在庫管理システムと連携することで、倉庫業務の効率化が図れます。また販売管理システムでは、会社にどういった商品がいくつあるかという情報を欲しがります。ですので、在庫管理システムと連携することにより販売管理システム上で在庫数などが把握できるので、クライアントへの提案の際の見積もりなどに活かすことが出来ます。API連携をすることによって、在庫商品などのマスタ登録を、在庫管理システム、販売管理システムそれぞれで行う必要がなくなるのでこれも業務改善に繋がります。
まとめ
今回は、在庫管理を出来る限り自動化するにあたり必要なモノを書いてみました。自動化することでかなりの業務効率改善が期待できます。システム投資としては、実際はシステムなどのソフトウェアよりも、ハンディーターミナルといったハードウェアがイニシャルでかかるコストとして高くなりますが、導入することはメリットしかないと思います。また在庫管理システムだけで検討されるのではなく、業務システムがすべて詰まったERPも検討の一つとされることもお勧めいたします。
