今回は在庫管理システムを導入したのにも関わらず失敗してしまったという事例を紹介したいと思います。在庫管理システムは現在とても多くの会社がシステム製品として販売されています。金額であったり機能であったり多種多様です。選択肢が多いからこそ、うまくマッチングするものが見つけることが出来ず失敗してしまうということがあるようです。こちらの記事ではそういった失敗をされないように参考にして頂ければと思います。
価格で決めると失敗
まず多くの失敗の理由としては、価格で選んでしまった。という理由が多いです。もちろん導入費用や月額費用を抑えたいという気持ちから安いシステムを中心に選択してしまうという流れになってしまうのですが、ここが失敗のポイントになります。
システムが安い理由
まず在庫管理システムが安い理由としては2点あります。1点目は、機能が少なくライトユーザー向けのパッケージになっていることがあります。会社の規模や物量、業務レベルによってはもちろんこのライトユーザー向けのパッケージでも十分機能的に足りているという場合もありますが、一般ユーザー、一般企業としてはほとんどが機能的に不足していて在庫管理業務を十分にフォロー出来ないと判断されることがあります。2点目はアップセル方式です。最初の導入時は最小限の機能だけで使うので安いのですが使っている中で欲しい機能が出てきた場合、拡張が出来る仕様になっています。そこで拡張をしますと、月額費用に上乗せされていく仕組みで、本当に完成した時点ではかなり割高のシステムとなっている場合があります。
価格で失敗しない方法
価格で失敗しない方法はひとつです。それはシステムの予算を最初から組まないことです。もちろん会社としては「●●円に抑えろ」という意向があると思いますが、その考えですと、どうしても上記で述べた失敗の理由に近づいてしまいます。ですので初期費用、月額費用をいったん無視したうえで、製品の機能を比較することや、実際に今の業務にきちんと使える仕様になってるかなどをまず整理しましょう。そのうえで数製品をピックして、会社からの予算がどれだけもらえるかの社内稟議をかけるべきです。そうすることで、せっかく導入したのに機能が少なくて使えない! 機能を拡張する度に価格があがり会社の稟議を通さないといけない。などの不満が出来てしまい、結局使えなかったシステムとして失敗したという結果になってしまいます。
機能だけで決めると失敗
2つめは機能だけで決めて失敗してしまう場合です。在庫管理のシステムとしての機能は、棚卸などの在庫数チェック以外にも複数倉庫・外部倉庫管理や各種WMS連携などを求められます。きちんと網羅しているかの確認が必要です。
機能だけで決めて失敗
機能だけで失敗するというのはどういうことか説明します。在庫管理機能については、基本は倉庫の在庫数を管理する際に利用するものですが、在庫数管理だけで使うには大変もったいないのです。主に必要な機能としては、在庫照会・在庫移動・在庫調整・セット商品・入出荷・棚卸・外部WMS連携とこのあたりまでは最低限の機能としてもっておかないといけません。 在庫照会だけしたいということでその機能だけのシステムを選んでしまうと、そのあとの工程であったり倉庫管理システムとの連携ができなかったりすると不便で使えないシステムとなってしまいます。その為、機能数はもちろんですが、その機能がどういった内容の仕様になっているか、外部連携はどのシステムが使えるかなどを見定めないといけません。
機能で決める場合の失敗しない方法
失敗しない方法は、そこの製品担当者と導入前に何度もディスカッションを重ねることです。導入前であれば基本は費用もかからず製品側のエンジニアなどに仕様の確認を行うことが出来ます。
home pageの情報だけで、「使えそう」と判断するのではなく、機能のひとつひとつがどのような動きをするのかなどをきちんとデモ画面などを見せて貰いながら理解を深め、その上で契約するかどうかを決めて頂くことをおすすめいたします。
サポート体制が不十分な製品だと失敗
最後は、その製品を提供している会社の対応についてです。在庫管理システムに問わずですがシステムを導入して一番最初のころは操作もなれないと、使い方がわからない部分なども多く発生するので製品会社のサポートに頼まざるをえません。ここでしっかりしている会社では導入サポートのチームがいて使いこなせるまで親身にZOOMなどを使ったレクチャーや、初心者用のウェビナーを開催したりされています。しかしサポートがあまりない会社では、メールやチャットが主体でレスも遅いといったことがあります。特に導入開始直後にこのような対応をされるといきなり行き詰ってしまい、製品を触ることが億劫になってしまいます。そのため、導入前に、相手先がどういったサポートがあるのか?評判は大大丈夫なのか?そういった部分を調べておく必要があります。
まとめ
いかがでしたでしょうか?今回は在庫管理システムの導入を失敗しないための方法を3つご紹介しました。いずれにも共通することとしては、安易に導入しないこと。数社比較する、事前に導入先の評判を調べる、お金で選ばないなどいくつかポイントをご紹介しましたので参考にしてもらえればと思います。