今回は在庫管理業務が時間がかかっている、スムーズにいかない、アナログ管理で大変といったお悩みをかかえている中小企業に対して、業務改善が出来る方法などをお伝えしていければと思います。在庫管理についてはやり方を間違えてしまうと作業時間が大きくかかってしまい、今からシステム化するというタイミングであればぜひこちらの記事を参考にしていただき、失敗のない在庫管理業務のフローを作って頂ければと思います。
在庫管理業務の正しい方法
それでは在庫管理業務の正しいやり方について説明していきたく思います。
方式を決める
在庫管理の方法としては大きく２つ異なる方法がありますのでそちらからご説明させて頂きます。どちらが良いかというのは、取り扱い商品や業種業態によって様々ですし、2つの方法を掛け合わせたハイブリット方式でも良いかと思います。それではみてみましょう。
定量発注方法
定量発注方法については文字の通り在庫数が定量になるように、発注するタイミングなどをあらかじめルールを決めておく方法です。一番オーソドックスな方法としては在庫数が一定の数まで減ってしまうと発注をかける方法です。この方法はそこまで物量が変動しない商品、安価なものなど一定の売上数字が大きく変動しないものにおすすめです。
定期発注方式
定期発注方法とは、発注数は変動しますが毎月発注をするなど、発注するタイミングを子固定する方法になります。こちらは在庫数を見ながら発注数をきめていくという方法になります。在庫として多く抱えたくない高額な商品や、シーズナル需要のもの、流行りものなど変動が大きい商材についてはこちらの方式をとることになります。
アナログ管理やめる
今回一番のメインである部分です。アナログ管理かシステム管理かの2択です。これは特別な事情がない限りはアナログ管理する必要はありません。理由はこれから記載します。
ミスが多くなる
アナログ管理で一番大きな問題となるのは、ミスが圧倒的に増えるということです。倉庫に商品が入荷するタイミングで、紙メモなどに在庫数を記載しその後エクセルに入力するという流れになるのですが、ミスが増えるポイントが２つあります。まず手書きということは、目視で数を数えないといけません。またその手書きメモをエクセルに入力する作業の際、打ち間違いなどがおこってしまうリスクがあります。
時間がかかる
アナログ管理ですと上記で述べたように、メモ、入力、チェックなどの業務が多く一つの入荷、出荷作業に時間がかかってしまいます。この部分をシステム化するだけで仕事のスピードは３倍近くなるといわれています。
システム化
システム化というのは具体的にどういったことかと言いますと、在庫管理システムやERPといった基幹システムを導入することです。また入出荷の業務にはハンディを活用します。
まず入荷があったものを、ハンディで読み込んでいきます。そうすると在庫管理システムの管理画面にデータが飛びます、そこには在庫数もきっちり入りますので、メモをしたり入力をしたりする作業がなくなります。もちろん二重チェックはする必要はあるかもしれませんが、上記で述べたような人為的ミスからのタイムロスをすることが減ります。ですので在庫管理をするにはシステムを導入した方が良いことがわかります。
在庫数を見える化
在庫数の把握は絶対に行わないといけません。何かの判断をする際も在庫数が把握できていれば商品を追加で発注したり、不動在庫になっているものの注文は辞めておくことなどの判断がつきます。
在庫数の見える化は在庫管理システムや、ERPなどを利用しないと不可能です。
ABC分析
まず基本のABC分析です。ABC分析とは、簡単にいうち優先順位を決めて分析を行う手法のことを言います。Aはよく売れる、Bは大きな変動はない、Cは最低限の数でいいものなどですみわけを行います。そうすることによって、Anoグループは今社内でも売れ筋になっているということで注文を多くしたり、マーケティングに役立てることなどが出来ます。またCに分類されたものについてはリスクがあるので注文数を減らすなど極力ダメージのない在庫数で保有しておくなどの判断材料となります。
在庫回転率分析
こちらは商品がどれくらいの出庫数になっているかがわかるものになります。数式があり出庫数を平均在庫数で割るだけで出る簡単な分析方法になります。この数字が高ければ高いほど売れているということになります。
まとめ
いかがでしたでしょうか？今回は【在庫管理業務】の改善方法 3選についてご紹介致しました。まず前提として在庫管理システムの導入などをすえるのが一番改善されます。
どうしてもシステム導入できないといった場合は、出来る限り在庫数の見える化をアナログで行い、売れ筋商品、不動在庫になっている商品を常に把握しておくことが重要です。
在庫を多くか抱えてしまうと経営を逼迫することにもなってしまうのでくれぐれも肌感覚でするのではなく数字を見て判断できるようになることが必須です。
