今回は多くの在庫管理システム製品の中にあり機能「入出庫管理機能」とはどういったものか？を解説していきたいと思います。こちらの機能があるだけで在庫管理業務の工数を大きく削減できるといったメリットもありますので、これから在庫管理システム導入を検討されている場合は入出庫管理機能が搭載されているシステムを選ばれることをお勧め致します。
入出庫管理とは
まずは入出庫管理について説明致しますと、倉庫・会社など商品や製品の在庫を保管している場所に入ってくるもの、出ていくものを管理することを指します。言葉だけでは当たり前のことで、管理業務としてもとても楽そうに感じることもあります。しかし、この入出庫管理業務はとても重要な役割を果たしています。
重要性
入出庫管理をしないと、現在倉庫に何がいくつあるか正確な数字がわからなくなってしまいます。在庫数を把握することはもちろんのこと、正確に把握しておくことで入荷時、出荷時のエラーを早く検知することが可能になり、様々なミスを事前に防ぐことが可能になるのです。
1か月に１回の棚卸で在庫数の確認などされる事業者は多いと思いますが、入出荷業務は常に、少しの時間を使って行うだけで、デイリーでの集計の狂いを防げます。また棚卸のような全商品をカウントするといった大規模な業務でもありませんので工数がそこまでかからないコスパのよい業務とも言えます。
よくあるトラブル
入出荷業務でよくあるトラブルとしては、属人化になることです。入出荷業務をローテーションで回すほど多くの人材をその部署に配置する事業者は稀かと思います。多くの場合は固定の人材が入出荷業務を処理することになるので、属人化になりやすい業務となります。特にエクセルなどで管理をしている場合は、担当者特有の作りになっていて、同じ部署内でも他の人が使えない、見方がわからないといったケースが考えられます。その為、入出荷業務の担当者が欠勤、もしくは退職してい待った場合は会社として早急に対応を迫られることになります。
入出庫業務を管理する方法
それでは入出庫業務を管理する方法をご紹介していきます。今回は大きく３つの方法をご紹介致します。１つ目はExcel、２つ目は在庫管理システム、３つ目はERPになります。いずれもメリット・デメリットがありますので、これから入出庫管理業務を本格的に行うことを想定されているのであれば今の会社規模(入出荷数・人員・かけられる予算)から検討されることをお勧めいたします。
エクセル
まず一つ目はエクセルで管理することです。エクセルのメリットとしては無料で使えること。独自で数式などを組むことが出来るので、自社の業務フローに併せたシートを作成出来ることです。
しかしデメリットとしては、まずシートの数式を組んだフォーマットを作る人が必要になります。また入力ミスなどによって数式を壊してしまったりして復旧が難しくなってしまう、他人とデータの共有がリアルタイムで出来ないなどがあります。
システムを導入するほどの規模でなければエクセル管理でも問題はありませんが、事業が大きくなることを前提とされているのであれば、いずれはシステムへ移行することになりますのでエクセルに依存はしないようにしましょう。
在庫管理システム
一番オーソドックスな方法としては在庫管理システムを活用することです。在庫管理システムであると入出荷業務以外にも、在庫移動や倉庫管理など様々な業務がシステムで管理出来ます。メリットとして、現在多くのシステムがクラウドサービスとしてリリースされているので、データの情報共有がリアルタイムで社内で確認が出来ます。また出荷指示書なども紙でプリントアウト出来たり、販売管理システムと連携することで、データの重複入力が減ったりと工数を削減できます。また利用料金も月額数千円で使えるものもありますので、手軽に始められます。
デメリットとしては、月額の利用料金がかかること、他システムと連携をしたい場合追加で費用が発生するなどランニングコストの悩みが発生するでしょう。ですので高性能で高い製品だと無駄になってしまうかもしれませんので、会社に規模にあっている在庫管理システムを選ぶことをお勧め致します。
クラウドERP
最後はクラウドERPで管理する方法です。在庫管理システムの機能に加え、在庫管理システムで出来なかった、販売管理や会計、生産管理など様々な管理を一元出来るものになります。その為在庫管理システムに比べるとランニングコストは上がってしまいますが、販売管理や会計ソフトを別で持つ必要がないので、社内の重要なデータは全て一つのシステムでリアルタイムで管理、確認が出来るという大きなメリットがあります。事業として大きくなった場合などは、このような一元管理システムがおすすめです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は入出荷管理の意味や、実際にどのように管理する方法が良いかをご紹介致しました。
在庫管理業務の中でも日々発生する業務ですので、出来る限り工数を抑えたいというのはどこの事業者も同じかと思います。もしアナログで管理されているのであれば一度システムを導入してみるのも良いかもしれません。
