小売業、飲食業、アパレル業などの流通業では、必ずと言っていいほど在庫を扱う業務があります。在庫は企業にとって大切な資産であり、企業収益を上げるためには在庫管理を効率化することが不可欠です。今回は、在庫管理ソフトの定義から、主な目的、導入メリット、導入時の留意点などを解説していきます。
在庫管理ソフトの機能
在庫管理ソフトとは、パソコンなどの電子端末上で在庫を管理するソフトです。プログラム上のAIが在庫判定や情報調査をロボットで行うため、現場での人手による作業を軽減することができます。在庫管理ソフトの機能は提供元によって異なりますが、ここでは主に4つの機能についてご紹介致します。
入出庫管理機能
この機能により、倉庫や配送センターに出入りする物品の量と日付を記録し、規制することができます。さらに、倉庫管理システムは、転送指示書と在庫管理文書の作成を提供します。倉庫管理システムが正確に実行されないと、最終的に商品の納期を誤る、生産が過剰または不足するなどのリスクが発生する可能性があります。続いて、倉庫の入出庫管理機能は在庫組織の基本的かつ不可欠な部分であり、大半の在庫管理ソフトに搭載されています。
バーコード機能
商品に貼られたバーコードを読み取ることで、商品の数値や基本的な情報を把握する機能です。目視で判断する必要がないため、ヒューマンエラーが少なく、生産性が向上します。一般的には、プログラムに対応したバーコードスキャナーを使用しますが、スマートフォンでバーコードを解析するプログラムもあります。携帯電話で読み取ることができれば、バーコードリーダーを購入する価格を抑えることができます。
在庫データ分析
この機能は、入荷量と出荷量、そしてソフトウェアに織り込まれた販売データを自動的に精査し、経営効果の評価や販売予測を行うものです。これにより、過剰在庫を回避し、売れ残りや販売機会を逃す可能性を低減することができます。
書類の出力
注文書や請求書などの書類を作成する際に、ソフトウェアからデータをエクスポートすることができます。これにより、手入力による人為的なミスの可能性を大幅に低減するとともに、書類の整理を効率化することができます。
在庫管理ソフトのメリット
在庫管理ソフトの導入は、現場の負担を軽減するだけでなく、経営者にとっても間接費の削減や資金繰りの安定化など、さまざまなメリットをもたらします。また、経営層にとっても、管理コストの軽減や確実な資金移動などのメリットがありますので紹介していきます。
管理コストを抑えられる
在庫データの不在やカタログの不備は、発見しにくい管理費につながります。在庫管理ソフトと連動し、在庫量をきめ細かく管理することで、無駄な維持費を省き、管理費を削減することができます。
資金繰りが安定
在庫を過剰に抱えることは、急な出費の際に資金不足に陥る可能性があり、ビジネスにとって不利になることがあります。しかし、在庫管理ソフトを使えば、過剰な在庫を抱えることなく、適切な量の資産を維持することができます。これにより、余分な資金を他に回すことができ、より落ち着いたキャッシュフローに貢献することができます。
在庫管理ソフトを選ぶポイント
在庫管理システムは、企業の経営戦略上、重要な役割を担っており、その選定は慎重に、かつ複数の要素から評価する必要がある。在庫管理システムの選定は、その機能、出力デバイス、サポートのレベルなど、いくつかの点を考慮する必要があります。
機能面で選ぶ
在庫管理業務に必要な機能は、各企業によって大きく異なります。まず最初に、あなたの組織の在庫処理技術を評価し、次に在庫管理ソフトウェアから必要な機能を確認します。重要でない可能な限り多くの機能を除外することによって、あなたは技術の機能をより少なく複雑にすることができます。
対応できる端末で選ぶ
ソフトウエアが機能する端末やOSの多様性は、ソフトウエアの供給元によって異なる。その地域で使用されているPCや端末の構造やOSを確認した上で、適切なソフトウェアを選択することが望ましいです。また、対応するワークステーションがない場合、端末の買い替えが必要となり、その分費用がかさむこともあります。
コスパで選ぶ
新しいソフトウェアを導入する際には、ライセンス契約やプログラム自体の初期費用に加え、月額費用などのランニングコストが発生します。しかし、費用対効果を重視するあまり、ソフトウエアの特徴や使い勝手を見落とせば、ユーザーの不満やビジネスの発展を阻害することになりかねません。ソフトウエアを選ぶ際には、予算を考慮することはもちろんですが、その有用性や機能を見極めることが先決です。
多くの在庫管理アプリケーションは無料でダウンロードできますが、これらのソリューションに制限やセキュリティ上の欠陥が全くないわけではありません。また、顧客サービスやヘルプが提供されていない場合もあります。在庫管理機能を最大限に活用し、効率的な在庫管理で収益を上げるには、有償のソフトウェアを選択することをお勧めします。
まとめ
いかがでしたでしょうか？今回は在庫管理ソフトについて機能、メリット、選ぶポイントを中心にご紹介させて頂きました。これから導入をしたいと思っていらっしゃる場合はぜひ参考にしてみてください。
