コストをかけずに在庫管理をする方法は数多く存在します。
在庫、倉庫管理アプリケーションやスマホアプリ、エクセルなどで可能です。
しかし、無料で使えるものには注意する点もありますので、今回は無料で使える在庫管理システムなどを中心に注意点などをご紹介していきます。
コストをかけない在庫管理の方法
それでは具体的にどのような在庫管理方法があるのかをご紹介していきます。
エクセル・スプレッドシート
Excelは、在庫管理図の作成を容易にするツールとして、よく使われています。
インターネット上では在庫管理図、入出庫チェックリスト、在庫管理表など、数多くの無料テンプレートが用意されており、ダウンロードして使用することができます。
ただし、企業や業種によって適切なフォーマットは異なるため、テンプレートを変更する必要がある場合もあります。
また他人が作成したテンプレートをカスタマイズするのは手間がかかるので、ゼロからテンプレートを作成する方が効率的かもしれません。
自作する場合に使われる方法は以下の関数などを利用します
SUMIF関数
複雑な足し算ができる関数で。条件に合うものだけを選択的に合算することができます
VLOOKUP関数
条件に合った数値を抽出できるのでその都度入力する必要がないため、入力ミスを減らせます。
IF関数
在庫が一定数以下になると「発注が必要」など表示される設定を作ることが出来ます。
マクロを使う
エクセルのマクロは、関数に比べると習得が難しいですが、その分自由度が高いのが特徴です。
見積書の迅速な印刷や配布に適していますが、コーディング言語を使用するため、上級者向けです。
また作成後のメンテナンスも大変です。
注意点
エクセルでコストをかけずに在庫を管理することは可能ですが、数字の入力ミスやフリ-ズのゲ-ムを避けることは難しいです。
また、同時並行的にデータを修正することができない、リアルタイムに数字を認証することが難しいなどの欠点があり、商品在庫管理システムよりも生産性が劣ります。
とはいえ、従業員数や作業現場、監視対象が少ない企業には有効な管理方法です。
スマホアプリ
在庫管理には、携帯端末などの専用機器を必要としない、無料のスマホアプリがあります。
スマホからバーコードやQRコードを読み取ることができるので、在庫情報の記録、変更、調査、検索、在庫アイテムのスナップショットの記録、在庫情報とQRコードやバーコードのリンク、QRコードやバーコードの解読、関連する在庫情報の検索が可能です。
アプリでは「在庫数の記録」と「検索」です。
他の方法とは異なり、一般的なスマートフォンやタブレットを使用するため、使い勝手がよく、手書きと同じ効率で入力できるデータを作成することができます。
携帯に便利で片手でも使えるので、照明の少ない倉庫でも作業が可能です。
注意点
主に、無料のスマホアプリは、機能に関してはアイテムの追跡や数量監視などの基本的なタスクを処理することができます。
ただより深く、より複雑な機能（倉庫管理や在庫管理など）は、在庫管理システムに比べると劣ります
もし、商品の数量を記録するだけでなく、データを処理することもできる、より高度な機能をもとめるのであれば在庫管理システムがおすすめです。
無料の在庫管理システム
中小企業の多くは無料で使える在庫管理ソフトやフリーソフトを採用することがあります。
また、オープンソースの在庫管理システムを利用することも可能で、適性と経験があれば、カスタマイズをして利用することも可能です。
これらのシステムは一般的に、商品管理活動や商品ラベルの発行などの機能を備えたりできます。
クラウドサービスで提供される在庫管理システムには、無料プランと無料トライアルプランの2種類があります。
無料プランでは、利用できる機能や利用できるユーザー数に制限があるのが一般的で、小規模な企業や基本的な利用のみを希望する企業に向いています。
将来的にシステム一式を導入することを検討している企業にとっては、無料プランや無料トライアルを利用することで、システムの試用や機能評価を行うことができるため、有効な手段である。
注意点
無料のシステムでは機能面で一定の限界があり、システムのコツをつかんだばかりなのに、やりたいことができないことに気が付きます。
したがって、すぐにプ有料プランへ切り替えることをおすすめします。
有料プランでは在庫の集計だけでなく、需要の監視、最適な数量の把握、現在の在庫の評価と需要の見通しなど、さまざまな機能を完備しています。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回はコストをかけずに在庫管理する方法についてご紹介致しました。手軽に始めるのは無料の在庫管理システムを利用し、その後ひつように応じて有料プランへ変更する方法が一番良いと思います。
