自動発注システムとは、企業や組織が商品やサービスの調達を自動的に行うためのシステムです。在庫の最適化や調達プロセスの効率化を目的として導入されます。このシステムは、予め設定された条件やルールに基づいて、必要な商品やサービスを自動的に発注する機能を持っています。
自動発注システムの仕組み
自動発注システムの仕組みは、以下のような一般的な流れで動作します。
データ収集と在庫管理
システムは商品やサービスに関するデータを収集し、在庫レベルをリアルタイムで管理します。在庫数、過去の販売履歴、需要予測などの情報がシステムに統合されます。
発注条件の設定
事前に設定した発注条件に基づいて、システムはどのタイミングでどれだけの数量を発注するかを判断します。発注条件には、最小在庫量、再発注ポイント、安全在庫量などが含まれます。
需要予測と自動発注
一部の自動発注システムは、需要予測のアルゴリズムを使用して将来の需要を予測します。予測結果に基づいて、システムは必要な商品やサービスを自動的に発注します。
発注の承認
一部のシステムでは、自動発注が行われる前に、上位管理者や担当者が発注内容を確認・承認する仕組みを持っていることがあります。これにより、不適切な発注を回避することができます。
発注先の選定
システムは、特定の商品やサービスに適した信頼性のある発注先を選定します。過去の取引履歴や評価、価格などの情報を考慮して最適な取引条件で発注を行います。
発注処理と確認
システムは発注情報を自動的に発注先に送信し、発注処理を行います。その後、発注が正常に行われたかを確認し、必要に応じて確認レポートを生成します。
例外処理
予測できない事象や特殊な状況が発生した場合、システムは例外処理を実行します。例えば、予想外の大量の注文があった場合や、供給不足が発生した場合などには、自動発注を停止し、担当者に通知することがあります。
モニタリングと改善
システムは定期的に運用をモニタリングし、発注履歴や在庫状況を評価します。運用の改善点を洗い出し、システムのパフォーマンスを向上させるために必要な調整を行います。
このように、自動発注システムはデータの収集と管理、発注条件の設定、需要予測、自動発注、例外処理などのステップを経て、調達プロセスを自動化し、効率化する仕組みとなっています。
自動発注システムの発注ロジック
自動発注システムでは、商品やサービスの発注方法には複数の方式が使われます。主要な発注方式としては以下のようなものがあります
セルワン・バイワン発注方式:
セルワン・バイワン発注方式は、「1個売ったら、1個買う（補充する）」という形式の発注方式です。具体的には、「売れた量が100を超えたら」などの条件をもとに、売れ行きに応じて発注を行います[1]。
補充点発注方式:
補充点発注方式は、在庫がある一定の補充点（閾値）に達した時点で自動的に発注を行う方式です。在庫が補充点を下回った場合に発注がトリガーされ、必要な数量を補充します。
需要予測型発注方式:
需要予測型発注方式は、過去の販売データや需要の傾向を分析し、将来の需要を予測することで発注を行う方式です。予測結果に基づいて、需要が増加する時期には自動的に増量発注を行ったり、需要が低い時期には減量発注を行ったりします。
これらの発注方式は、企業の業種や調達戦略、商品の特性などに応じて選択されることがあります。自動発注システムは、これらの方式を活用して、調達プロセスを効率化し、在庫の最適化を実現することができます
自動発注システム導入のメリット・デメリットは？
自動発注システム導入のメリット・デメリットについて紹介します。
自動発注システム導入のメリット・デメリットについて、以下のような情報が得られました：
メリット
時間と人的リソースの節約
自動発注システムは、発注に関連するタスクを自動的に処理するため、従業員が手動で入力や処理をする必要がありません。これにより、時間と人的リソースを節約することができます。従業員は本来の業務に集中でき、生産性が向上します[1]。
ミスの削減
手動での発注プロセスでは、人為的なミスや情報の欠落が発生する可能性がありますが、自動発注システムではこれらのリスクを削減できます。正確なデータを基に発注が行われるため、誤った発注や在庫切れを防ぐことができます。
リアルタイムの情報管理
自動発注システムは在庫情報や需要の変動をリアルタイムで把握し、それに基づいて迅速に発注を行います。これにより、需要の変動に柔軟に対応できるだけでなく、在庫レベルを最適化できます。
供給ネットワークの最適化
自動発注システムは発注先との連携を強化し、効率的な供給ネットワークを構築します。適切な発注タイミングと発注量の最適化により、在庫過剰や不足を防ぎ、コストを削減します。
デメリット
システム導入コスト
自動発注システムの導入には初期投資が必要となります。システムのカスタマイズやデータ移行などにかかる費用や、トレーニングコストなどが考慮されます。
データの正確性と整合性の維持
システムは正確なデータに基づいて運用される必要があります。データの不整合やエラーが発生すると、正確な発注が行われず、調達プロセスに支障をきたす可能性があります。
技術的なトラブルとシステムの信頼性
自動発注システムは技術に依存するため、システムの信頼性や安定性が重要です。技術的な障害やシステムのダウンタイムがあると、発注プロセスに影響を及ぼす可能性があります。
人的要素と変更管理
システムの導入や運用においては、従業員の理解と適切な変更管理が重要です。従業員のトレーニングや意識改革が必要な場合があります。また、システムの改善やアップデートにも適切な変更管理が求められます。
これらのメリットとデメリットを考慮して、自動発注システムの導入を検討する際には、自社のビジネスニーズや状況に合わせた適切な戦略が必要となります。
自動発注システムの注意点
自動発注システムの運用で注意したいポイントについて紹介します。
発注計算の適切な設定
自動発注システムは商品の販売数や需要などのデータを分析して発注を行いますが、適切な発注点の設定が重要です。発注点は在庫量がどの程度になったら発注を行うかを示す基準であり、1日の平均出荷量、調達期間、安全在庫などの要素を考慮して設定する必要があります。
需要予測の精度向上
自動発注システムは需要予測に基づいて発注を行うため、需要の変動を正確に予測することが重要です。適切な需要予測が行われない場合、欠品や過剰在庫のリスクが生じる可能性があります。需要予測の精度向上のためには過去の売上データや顧客の行動パターンを考慮するなどの手法が役立ちます。
適切な発注方式の選択
自動発注システムには、セルワン・バイワン発注方式や補充点発注方式など複数の発注方式が存在します。自社の業種や商品特性に合った適切な発注方式を選択することで、効率的な発注が実現します。
トレンドや季節変動の考慮
需要はトレンドや季節変動によって変化することがあります。自動発注システムの運用では、これらの要因を考慮し、需要のピーク時や売上の増減に適切に対応することが必要です。
従業員の適切な教育と監視
自動発注システムの導入後は、従業員に適切なトレーニングと教育を行い、システムの運用を正確に理解させることが重要です。また、運用の監視やデータのチェックを定期的に行うことで、システムの正確性や効果を確保します。
計算ロジックの適切な設計
自動発注システムの計算ロジックが過度に簡略化されたり、不適切な設計が行われると、効果的な発注が妨げられる可能性があります。計算ロジックの検討と改善が必要です。
徐々に導入する戦略
自動発注システムは一度にすべての商品に対して導入する必要はありません。従業員の適応期間やシステムの評価を考慮して、段階的に導入する戦略を検討することが重要です。
これらのポイントに留意することで、自動発注システムの運用がより効果的に行われ、調達プロセスの効率化や在庫管理の最適化が実現します。
自動発注システムで生産性アップ
自動発注システムや自動発注機能がある在庫管理システムなど導入により、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。
信頼できる需要予測
在庫管理や自動発注をこなすため、業務の効率化が期待されます。また、欠損値の補填などが自動的に行われることで工数を削減できます。
コスト削減
自動発注システムを導入することで、データの精査や需要予測の手間を省き、効率的な業務運用が可能になります。これにより生産性の向上やコスト削減が実現され、効果的な自動発注システムの運用が可能となります。
